Дубли компаний в Битрикс24 и 1С: как убрать, не переделывая обмен
Продажи ведут в Битрикс24, учёт — в 1С, между ними работает обмен. Его настраивали месяцами, он доработан под компанию, и трогать его никто не хочет. А в CRM копятся дубли: одна компания — две, три карточки.
Дубли исчезают, когда у компании остаётся одна точка рождения — 1С. Обмен при этом переделывать не нужно: в нём выключаем только создание компаний и счетов.
Дубли рождаются в двух местах: у менеджера и в обмене с 1С
Компанию сейчас создают двое: менеджер в Битрикс24 и обмен из 1С. Каждый — по своим правилам, и друг о друге они узнают слишком поздно.
Менеджер заводит компанию заново. Ищет её по названию, не находит — потому что коллега записал «ООО Вектор», а он ищет «Вектор СПб» — и создаёт новую. Окно «такая компания уже есть» опаздывает или не появляется.
Обмен создаёт копию после оплаты. В Битрикс24 компания без реквизитов. Приходит банковская выписка, в 1С появляется контрагент с ИНН, и обмен приносит его в CRM второй карточкой.
Товары набивают руками. Нужной позиции нет под рукой — менеджер создаёт её в счёте. Так дубли появляются и в номенклатуре.
Было → стало
Новая компания
Менеджер заводит компанию в Битрикс24 без реквизитов.
Компанию находят в 1С по ИНН в момент счёта.
Оплата по выписке
Обмен создаёт в CRM вторую карточку с реквизитами из 1С.
Компания уже связана с 1С — копии взяться неоткуда.
Товар в счёте
Позиции набивают руками.
Позиции берутся из номенклатуры 1С.
Старые дубли
Штатная склейка спотыкается о конфликты полей.
Склеиваем по списку один раз, новые дубли ловит сторож.
Штатная склейка Битрикс24 лечит последствия, а не причину
В Битрикс24 есть поиск и объединение дубликатов. На парах «компания из CRM — копия из 1С» он спотыкается по двум причинам.
Совпадать не по чему. Поиск сравнивает название, телефон, почту и реквизиты. У карточки менеджера реквизитов нет, а название записано по-своему. Пара просто не находится.
Конфликт полей. Если пара нашлась, а в одном поле у карточек разные значения, объединение останавливается и ждёт решения человека. На сотнях пар это недели ручной работы.
Главное — склейка лечит последствия. Завтра менеджер и обмен снова создадут по карточке, и чистить придётся заново.
Обмен оставляем — меняем только то, кто создаёт компанию и счёт
Обмен Битрикс24 с 1С обычно внедряют месяцами и дорабатывают под компанию: доставка, заказы поставщику, кассы, свои поля. Переписывать его ради дублей — рисковать всем, что уже работает. Поэтому меняем одну вещь — кто создаёт компанию и счёт.
Счёт менеджер выставляет из сделки в отдельном окне. Окно не создаёт компанию, а находит контрагента в 1С по ИНН или названию. Нет контрагента — менеджер создаёт его кнопкой, и окно сразу показывает, каких реквизитов не хватает. Реквизиты записываются и в 1С, и в карточку компании в Битрикс24.
Путь счёта
Сделка в Битрикс24менеджер нажимает «Счёт»
Компания из 1Споиск по ИНН и названию
Товар из 1Споиск по номенклатуре
Счёт в сделкес номером из 1С
Работаем в четыре шага, каждый принимаете отдельно
Обследуем. Подключаемся к 1С только на чтение, выгружаем компании Битрикс24 и контрагентов 1С, считаем дубли и показываем список пар. Вместе с вашим специалистом и подрядчиком по 1С решаем, что выключаем в коннекторе. Список дублей и описание окна остаются у вас, даже если дальше не пойдём.
Переносим счёт в сделку. Ставим окно счёта: контрагент из 1С, заказ клиента и счёт создаются в 1С, номер возвращается в сделку.
Подтягиваем товары из 1С. Позиции ищутся в номенклатуре по названию и артикулу. Позиции нет — ответственному уходит заявка, а не появляется новый дубль.
Чистим и ставим сторожа. Склеиваем накопившиеся дубли по утверждённому списку. Сторож проверяет каждую новую компанию по ИНН, названию, телефону и почте — в Битрикс24 и в 1С — и через несколько секунд присылает менеджеру ссылку на совпавшую карточку.
Каждый этап принимаете отдельно. Обследование стоит фиксированных денег, остальное оцениваем по его итогам.
С вашей стороны — доступ к 1С и человек, который знает обмен
облачный Битрикс24 с подпиской «Маркетплейс» — без неё приложения не получают доступ к данным;
доступ к 1С по OData: на обследовании — только чтение;
человек, который знает ваш обмен, — сотрудник или подрядчик по 1С. С ним решаем, что выключить в коннекторе.
Чего не обещаем: дубли физлиц, печатная форма 1С, перемены в 1С
Ноль дублей контактов-физлиц. Проверка стоит на компаниях и счетах.
Печатную форму из 1С. 1С её не отдаёт, поэтому собираем свою — с номером счёта из 1С.
Изменений в работе 1С. Доставка, заказы поставщику, приходные ордера и эквайринг остаются, как сейчас.
Нет. В коннекторе выключаем только создание компаний и счетов. Доставка, заказы поставщику, кассы и остальной обмен работают как сейчас.
А если в нашем коннекторе нельзя выключить только создание компаний?
Тогда коннектор не трогаем вообще. Окно работает как проверка перед созданием: менеджер видит, что компания уже есть в 1С, и не заводит копию. Объём работ в этом случае меньше.
Что нужно со стороны 1С?
Доступ к базе по OData. На обследовании — только чтение. Если база не опубликована, публикацию делает ваш подрядчик по 1С, мы подскажем, что именно нужно.
Что будет со старыми дублями?
Склеиваем по списку, который вы утверждаете. Для каждой пары заранее выбираем главную карточку и поля, которые сохраняем. Ничего не склеиваем без вашего согласия.
Дубли контактов-физлиц тоже исчезнут?
Не обещаем. Проверка стоит на компаниях и счетах — там, где дубли мешают бухгалтерии. Контакты можно подключить отдельно, если это ваша боль.
Разбор на ваших карточках
Скажем, где рождаются ваши дубли
Оставьте контакты — попросим пару примеров дублей и на созвоне покажем, на каком шаге они появляются и сколько займёт чистка. Обмен с 1С при этом не трогаем.
