Двенадцать проверок вашего Битрикс24, которые вы сделаете сами за 15 минут

Мы разбираем чужие порталы каждую неделю. Проверки ниже — то, что находится чаще всего. Все двенадцать делаются из интерфейса правами руководителя: ни программист, ни доступ к серверу не нужны.

Считайте по ходу, сколько пунктов у вас не прошло. В конце статьи есть шкала, что это значит и за что браться первым.

Первые четыре проверки — про деньги, которые уже в системе

1. Затихшие сделки

Откройте воронку и отфильтруйте сделки, по которым нет ни одной активности две недели и дольше. Не закрытые, не проигранные — именно активные, в работе.

Здоровая картина: такие сделки есть, но их единицы, и по каждой менеджер помнит, почему пауза. Нездоровая — когда в фильтр попадает четверть воронки и никто не может объяснить ни одной.

Отдельно посмотрите на долгожителей: сделки, которые висят больше трёх месяцев и при этом молчат. Это не пайплайн, это витрина. Она завышает прогноз выручки и мешает увидеть реальную картину.

2. Лиды без ответственного и без дел

Постройте список лидов за последний месяц и отсортируйте по ответственному. Ищите два состояния: ответственный — администратор портала или общий аккаунт, и у лида нет ни одного запланированного дела.

Это классическая дыра приёма. Заявка в систему попала, значит формально всё работает, но конкретного человека с конкретным сроком за ней нет. Такие лиды живут ровно до следующей выгрузки, после чего их находят случайно.

3. Сделки без контакта

Отфильтруйте активные сделки, у которых не привязан контакт. Ожидаемый результат — ноль или близко к нулю.

На одном разборе таких оказалась почти каждая двенадцатая сделка, и почти все они были активными. Механика простая: лид сконвертировали в сделку, но контакт при конвертации не создали. Дальше тот же клиент звонит снова, система не находит его по номеру и заводит новый лид. Через полгода в базе живут три карточки одного человека, и ни одна не знает про остальные.

Побочный эффект дороже самой ошибки: по такой сделке невозможно собрать историю переписки и звонков, а значит любой отчёт по касаниям врёт.

4. Заявки на уволенных

Откройте список сотрудников, отфильтруйте уволенных и по каждому посмотрите, не осталось ли за ним активных сделок, лидов и дел.

В одном разборе мы нашли около девятисот заявок, лежавших нетронутыми, и примерно каждая шестая из них была закреплена за отключённым аккаунтом. Робот на стадии исправно переназначал ответственного — на человека, которого в компании уже не было.

Проверять это надо не в момент увольнения, а через месяц после. В день увольнения обычно всё перекидывают вручную и забывают про автоматику, которая продолжает назначать того же человека.

Проверки пять и шесть — про связь с внешним миром

5. Дата последнего успешного обмена с 1С

Найдите в журнале обмена дату последней успешной синхронизации. Не дату последней попытки — именно успешной.

Обмен с 1С ломается тихо. Ошибку никто не увидит: в CRM сделки создаются, в 1С документы проводятся, просто одно перестаёт соответствовать другому. Мы разбирали случай, где обмен пролежал мёртвым около семи недель. Узнали не из системы, а от бухгалтера, которая не нашла оплату. Ни одна из трёх систем за это время не подала ни одного сигнала.

Если при ежедневной работе последний успешный обмен старше суток — у вас инцидент, просто он ещё не назван инцидентом.

6. Что на самом деле отправляют автописьма

Откройте тексты писем и сообщений, которые отправляют роботы, и прочитайте их целиком. Проверьте три вещи: живые ли ссылки, чья стоит подпись, как подставляется имя клиента.

Подстановка имени — отдельная ловушка. Если клиент пришёл из канала, где имени нет, шаблон вида «Добрый день, ИМЯ» превращается в «Добрый день, Контакт». Письмо уходит, клиент видит, что с ним говорит робот, и дальше читать не станет.

Проверки семь и восемь — про календарь

7. Статус встреч: занят или свободен

Откройте календарь на неделю вперёд и посмотрите, как помечены встречи. Если событие создано со статусом «свободен», оно не блокирует время: следующий человек поставит поверх него ещё одну встречу, и обе будут выглядеть законными.

Проверяется за минуту, а стоит дорого: наложенная встреча с клиентом — это либо опоздание, либо перенос, либо два менеджера на одном созвоне.

8. Права на календарь

Проверьте, кто видит календари друг друга. Нормальная настройка: руководитель видит занятость команды, коллеги видят слоты без содержания.

Частая крайность в обе стороны. Либо никто не видит никого — и тогда согласование встречи превращается в переписку на полдня. Либо видно всё, включая темы личных событий.

Проверка девять — про деньги за софт

9. Подписка Маркетплейс и срок лицензии

Посмотрите две даты: когда заканчивается лицензия портала и когда заканчивается подписка на Маркетплейс. И отдельно — список установленных приложений.

Подписка на Маркетплейс стоит порядка семидесяти тысяч рублей в год. Мы регулярно видим, что её продлевают ради одного-двух приложений, а половина задач, которые эти приложения закрывают, решается штатными средствами портала. Генератор документов, например, входит в базовую поставку: на нём собираются акты и формы по унифицированным образцам без единой покупки.

Пройдите по списку приложений и по каждому ответьте: кто им пользуется и что сломается, если его выключить. Если на оба вопроса ответа нет — это строка расхода без назначения.

Последние три проверки — про то, что ломается молча

10. Роботы стадий с доработками

Если вам когда-нибудь настраивали нестандартную автоматику, проверьте, на месте ли она. Роботы на стадиях устроены как скрытый процесс: когда в него добавляют действие через API, а потом кто-то открывает роботов в интерфейсе и нажимает «Сохранить», доработка исчезает без предупреждения.

Портал при этом продолжает работать. Он просто перестаёт делать часть того, за что вы заплатили. Подробнее про этот и другие тихие сбои — в статье про пять признаков неправильной настройки.

11. Открытые файлы на сайте

Проверьте, что лежит в публичном доступе рядом с сайтом: выгрузки, резервные копии, служебные страницы, которые делали «на пять минут» и забыли.

Отдельно — файлы, которыми обменивались с подрядчиками. Ссылка, отправленная однажды в переписке, продолжает работать годами, и содержимое по ней индексируется поиском.

12. Кто владелец вебхуков

Откройте список входящих и исходящих вебхуков и посмотрите, от чьего имени создан каждый.

Вебхук, созданный от личного аккаунта сотрудника, умирает вместе с этим аккаунтом. Человек уходит, аккаунт отключают — и в тот же день перестают работать интеграции, про которые никто не помнил. Плюс во всей истории записей навсегда остаётся его имя как автора изменений.

Правильно — держать интеграции на отдельной служебной учётной записи, которая не привязана к живому человеку и не отключается при увольнении.

Что означает ваш результат

Не прошло 0–2 проверки. Портал в порядке. Заведите привычку проходить этот список раз в квартал: большинство находок появляется не от плохой настройки, а от накопления мелочей.

Не прошло 3–5. Рабочее состояние с протечками. Начните с тех пунктов, что про деньги, — первые четыре. Затихшие сделки и заявки на уволенных возвращают выручку быстрее всего, потому что там уже есть живой клиентский интерес.

Не прошло 6 и больше. Вы платите за систему, которая работает процентов на тридцать. Почти наверняка у вас уже есть параллельный учёт в мессенджерах и таблицах — просто он не назван учётом.

Главное, что стоит сказать прямо: большинство пунктов из этого списка не требуют доработок и денег. Их закрывает уборка в том, что уже куплено: убрать мёртвое, назначить ответственных, перевести вебхуки на служебный аккаунт, поставить два уведомления. Разработка нужна заметно реже, чем принято думать.

Частые вопросы

Сколько времени занимает проверка портала по этому списку?

Все двенадцать пунктов проходятся примерно за пятнадцать минут. Нужны права руководителя: ни программист, ни доступ к серверу не потребуются.

Что делать, если не прошло шесть пунктов и больше?

Начинать с первых четырёх — они про деньги, которые уже в системе. Затихшие сделки и заявки на уволенных возвращают выручку быстрее всего, потому что там есть живой клиентский интерес.

Нужны ли доработки, чтобы закрыть эти пункты?

В большинстве случаев нет. Список закрывается уборкой в том, что уже куплено: убрать мёртвое, назначить ответственных, перевести вебхуки на служебный аккаунт, поставить пару уведомлений. Разработка нужна заметно реже, чем принято думать.

Как часто повторять такую проверку?

Раз в квартал. Большинство находок появляется не от плохой настройки, а от накопления мелочей: новые сотрудники, новые поля, забытая автоматика.