Заказы из писем сразу в Битрикс24: производство мебели без Google-таблиц

Мебельная фабрика в Поволжье. Мебель для магазинов федеральной торговой сети: около 160 объектов в месяц, 400 адресов доставки, до 40 машин в неделю.

86%

Заказов заводятся из писем без ручного ввода

15 мин

Интервал обновления плана производства и отгрузки

«В целом всё нравится. Второй логист тоже подключится, чтобы видел это наглядно — на случай, если я уйду в отпуск.»

Логист фабрики

Проблема

Заказы приходили письмами от торговой сети: в теле письма адрес и контакты приёмки, во вложении файл с составом и планограмма. Менеджер переносил каждый заказ руками в Google-таблицу. За год в ней накопилось 28 тысяч строк-позиций на девяти листах, и каждый лист был копией одних и тех же заказов: продажи, снабжение, логистика, производство.

Статус заказа обозначали цветом заливки. Логист красил строки только у себя, на остальных листах цвет не обновлялся, и снабжение ходило к нему с вопросом «это уже уехало?». Два логиста не могли работать в таблице одновременно: фильтры конфликтовали, поэтому у каждого была своя вкладка. План производства и погрузки собирали вручную через ВПР, дубли в наименованиях из-за лишних пробелов ломали сводки. Толчком к переходу стала сломанная синхронизация между листами и риск потерять таблицу вместе с сервисом Google.

Что мы сделали

Смарт-процесс «Заказ» в Битрикс24: карточка на каждый заказ, стадии вместо цветной заливки — «В планировании», «В производстве», «Готов к отгрузке», «Отгружен», «Закрыт». Статус один для всех отделов.
Четыре представления одних и тех же заказов: продажи, снабжение, логистика, производство. Два логиста работают в одном списке одновременно, а не в двух копиях таблицы.
Разбор писем торговой сети: скрипт читает почту, достаёт номер заказа, адрес, состав, даты и контакты приёмки, прикладывает планограмму PDF и создаёт карточку. Повторные письма по тому же номеру не плодят дубли.
План производства: как только логист ставит дату, система собирает задачу начальнику производства с перечнем позиций и PDF. Обновляется каждые 15 минут, при изменениях дописывает, что добавилось или ушло.
Задача на отгрузку на неделю: по каждой машине свой файл с адресами и составом. Когда все заказы дня готовы, задача производству закрывается сама.
Маршрутные листы для водителей формируются из карточек заказов по машине, со сквозной нумерацией и реквизитами перевозчика.
Роботы по датам: дата отгрузки считается от даты производства, стадии переключаются по факту, снабженец получает задачу, если в заказе есть закупные позиции.
Права по ролям: снабжение видит только своё, производство — только план, экспорт списков доступен логистам и администратору.
Счета и оплаты по заказам синхронизированы с 1С: менеджер не переспрашивает бухгалтерию, оплачен ли счёт.

Результат

На замере за 30 дней из 388 писем сети скрипт распознал 86% заказов и завёл их в систему сам. Номер, адрес, состав и контакты заполнены у 100% распознанных заказов, планограмма приложена у 91%. Оставшиеся письма без номера или без дат попадают в одну задачу менеджеру за день, поэтому ни один заказ не теряется.

Начальник производства открывает одну задачу и видит, что делать на день, без входа в таблицы. Логист ставит машину и дату, остальное система считает сама. Оба логиста работают в одном списке, снабжение видит статус заказа без вопросов. Первый этап запустили за пять с половиной недель.

У вас тоже заказы приходят письмами?

Покажем эту систему на живом портале за 15 минут и скажем, что из неё применимо у вас.

Записаться на бесплатный разбор