Электронная транспортная накладная в Битрикс24: из карточки рейса сразу в Диадок

Что изменилось с 1 сентября

Электронная транспортная накладная стала обязательной для грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя. До 1 марта 2027 года действует мораторий на штрафы на дороге, если бумажные документы заполнены правильно. Но мораторий не отменяет налоговый риск: расходы на перевозку, подтверждённые только бумагой, налоговая может не принять.

Формат накладной задаёт ФНС, сейчас это версия 5.01. В накладной четыре обязательных титула — части документа, которые стороны перевозки подписывают по очереди.

Почему накладные отнимают столько времени

• Сотрудники повторно вводят одни и те же данные. Стороны, адреса, груз, машина и водитель уже есть в CRM, но в кабинет оператора их переносят руками.
• Одна ошибка — отказ. Государственная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) не примет накладную без кода дома из адресного справочника ФИАС, с опечаткой в ИНН или с грузом «товары народного потребления».
• Разные роли — разные титулы. Транспортная компания в одном рейсе перевозчик, в другом отправитель со своего склада, в третьем экспедитор. Для каждой роли нужно оформлять свои титулы.
• В готовых приложениях остаётся ручная работа. Приложения, которые мы нашли в Маркете Битрикс24, формируют файл только первого титула, а загружать его к оператору нужно вручную.

Кто какой титул подписывает

Нужные титулы зависят от вашей роли в рейсе. Найдите её в таблице.

Дольше всего заполнять Т1: в нём стороны, груз, адреса, машина и водитель. Его и имеет смысл собирать из Битрикс24. Т2, Т3 и Т4 — это подписи на уже пришедший документ. Их удобно ставить в Контуре, а в Битрикс24 видеть статус. Переносить подписание в Битрикс24 значит платить за то, что у оператора уже есть.

Как это выглядит в Битрикс24

Скриншоты — с нашего демо-стенда в Битрикс24. Компании, водители и машины вымышленные, обмен с Диадоком и поиск кодов ФИАС на стенде имитируются. При внедрении подключаем модуль к вашим рейсам и вашему Диадоку.

Рейсы — отдельный раздел

Рейсы живут в своём разделе со стадиями: планирование, документы, в пути, доставлен. Сделка остаётся заказом клиента с договором и оплатой, а рейсы создаются из неё. Воронки и настройки, которые у вас уже есть, не меняются.

Проверка до отправки

На вкладке ЭТрН в карточке рейса модуль проверяет реквизиты сторон, коды ФИАС адресов, наименование груза, данные машины и водителя. И не отправляли ли уже накладную по этому рейсу. Если модуль находит ошибку, он блокирует отправку и показывает, что исправить.

Что уйдёт в Диадок

Рядом видно, какие данные уйдут в накладную. Водителя и машину выбирают из справочника, контрагентов модуль берёт из CRM вместе с реквизитами.

Отправка и ход подписания

Когда проверка пройдена, накладная уходит одной кнопкой из карточки рейса. Файл по формату ФНС собирает сам Диадок из переданных данных. Если ФНС изменит формат, правила сборки обновит Контур. В карточке рейса видны номер накладной в ГИС ЭПД, подписанные титулы и те, что ещё ждут подписи.

Если вы перевозчик

Когда накладную формирует грузоотправитель, она приходит в Диадок. Модуль привязывает её к рейсу по ИНН сторон и сверяет с данными рейса. Водитель подтверждает погрузку в приложении Контура, логист подписывает.

Если вы экспедитор

Когда груз по договору переходит к экспедитору, он оформляет Т1 как грузоотправитель с отметкой «экспедитор», а заказчика перевозки указывает в разделе 1а. Модуль проверяет данные заказчика, нанятого перевозчика, его машины и водителя.

Если груз к экспедитору не переходит и он только организует перевозку, в ЭТрН его нет. Для экспедитора предусмотрены свои электронные экспедиторские документы в отдельном формате ФНС. Работу с ними оцениваем отдельно.

Что нужно с вашей стороны

Главное — подключённый Диадок с Контур.Логистикой. Модуль, настройку и обучение сотрудников берём на себя. Ещё понадобится:

• облачный Битрикс24 с подпиской «Маркетплейс» — без неё внешние модули не получают доступ к данным;
• доступ к API Диадока, через который модуль обменивается данными с Диадоком. Оформляется у Контура, подскажем как;
• электронная подпись логиста, который подписывает накладные. Если он не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность — электронная доверенность на подпись;
• водителям своя подпись не нужна: они подтверждают погрузку и выгрузку в приложении Контура.

Как запускаемся

1. Разбор на вашей накладной. Смотрим, как у вас ведутся рейсы, какие роли встречаются чаще, проверяем, что Диадок принимает данные из вашего Битрикс24. По итогам описываем, как модуль будет работать у вас, и фиксируем цену.
2. Основной сценарий. Раздел рейсов, справочники, проверка и отправка накладной. Сдаём, когда две ваши реальные накладные прошли весь путь до подписи.
3. Статусы и входящие. Модуль показывает статус из ГИС ЭПД в карточке рейса и сам связывает входящие накладные с рейсами.

Каждый этап оплачиваете отдельно, за его результат.

Что учитываем заранее

• Коды ФИАС. Без кода дома ГИС ЭПД не примет накладную — модуль подставляет код по адресу и не даст отправить без него.
• Контрагент на другом операторе. Если между операторами не настроен обмен документами, накладная не дойдёт. Проверяем ваших основных клиентов до запуска.
• Повторное нажатие. Модуль не создаст вторую накладную на тот же рейс.
• Сборные грузы и несколько точек выгрузки. ЭТрН оформляется на отправку, а не на машину. Если одна машина везёт груз нескольких клиентов, учитываем это при настройке рейсов и накладных.
• Замена водителя и переадресация в пути. Это отдельные титулы Т7 и Т8, их подписывает диспетчер. Подключаем их, если у вас бывают замены водителя или переадресации в пути.

Частые вопросы

Придётся менять наш Битрикс24 или специалистов, которые его ведут?

Нет. Рейсы — отдельный раздел, ваши воронки и настройки остаются. Вашим специалистам передаём описание полей.

Какая абонентская плата у модуля?

Платы за пользователей и накладные нет. Разработку и настройку оплачиваете один раз. Если вы продлеваете лицензии Битрикс24 через нас, обслуживание модуля бесплатно. В остальных случаях — фиксированная плата в месяц.

Работает только с Диадоком?

Сейчас мы делаем модуль под Диадок и Контур.Логистику. Если у вас другой оператор, напишите — обсудим.

Сколько стоит?

Цену фиксируем после разбора: она зависит от ваших ролей в перевозке и того, как ведутся рейсы. Если объём не изменился, цена после разбора не растёт.